Оцифровка документов
Опубликовано: 03.09.2018
Если компания переходит на электронный документооборот, для нее становится актуальной услуга оцифровки. Эта процедура позволяет не только обеспечить сохранность документов, но и отправлять по электронной почте необходимые акты, договора и прочие рабочие бумаги, а также составить архив – доступный, удобный в использовании и очень компактный.
Первое, что необходимо сделать – адаптировать информацию к сканированию. Эта процедура включает в себя несколько стадий:
техническая (физическая) подготовка, которая подразумевает проведение разброшюровки, изъятия скоб, скрепок; систематизация материалов, включающая работу с содержанием, а именно – отбор документов по определенным признакам (хронология, вид, структурное подразделение и т.д.).Оцифровка документов производится в несколько этапов:
Оцифровка документов и электронный архив на базе СЭД LanDocs
Сканирование информации с бумажных носителей –как правило, архивные документы воспроизводят в электронном виде или в цветах оригинала, или в черно-белых тонах. Распознавание структуры страниц – проводится при помощи специальных программ. Распознавание текста – очень важная процедура: именно степень распознавания информации определяет ее доступность. В зависимости от типа (оценка состояния исходного текста, его контрастности, размера, размещения объектов на странице) документа устанавливаются определенные настройки программы. Проверка качества распознавания – в документах выявляются нераспознанные знаки и символы, проверяется грамматика, орфография, а также производится общетехническая проверка. Проверка соответствия оцифрованного документа оригиналу – необходимо удостовериться в идентичности стиля оформления, размещения и структурирования информации. В случае, если исправления невозможно выполнить при помощи программ, их вносят вручную. Форматирование и оформление электронного документа. Исходя из пожеланий заказчика оцифрованные документы могут быть структурированы по определенным критериям и сохранены в итоговом варианте.
Оцифровку бумаг в основном производят при помощи потокового, широкоформатного или планшетного сканирования. От выбранного оборудования зависит и скорость выполнения работ. Для сканирования двусторонних документов часто применяют дуплексные сканеры, благодаря которым можно обработать одновременно две стороны листа в один проход. Гораздо большее значение, чем выбор устройства для оцифровки документов, имеют грамотно подобранные технические параметры, значения которых и определяют качество готового электронного документа.
